En général, les facilities sont divisées en plusieurs services qui sont tous amenés à avoir un suivi individuel des employés. Par exemple, le service courrier doit savoir ou déposer le courrier de chaque employé, le service space planning doit connaître leurs emplacements, et le service technique savoir qui a suivi une formation SST. Cela donne lieu en général à une profusion de listes sur des supports variés qui ne bénéficient d'aucune synergie.
En arrivant chez Sun, j'ai constaté que la mise à jour de ces liste et les opérations diverses effectuées sur ces listes était extrêmement gourmande en temps et peu efficaces. D'autre part, ces listes n'étant pas consultable par les personnes concernées, cela donnait encore lieu à des pertes de temps et d'efficacité redoutables.
J'ai donc pris l'initiative de développer un outil pour centraliser toutes ces informations et permettre à chacun (service, assistantes et employés) de consulter ou compléter la fiche de chaque employé.
Voici un petit schéma qui résume les principales fonctions de cet outil.